KBS

21.11.2017

Algemene voorwaarden: 15 praktijktips voor ondernemers

Het gebruik van algemene voorwaarden is niet wettelijk verplicht. Wel biedt het voordelen. Risicobeperking, rechtszekerheid en -uiteraard- gemak zijn de voornaamste. Toch zijn algemene voorwaarden ook geregeld onderwerp van geschil. Rechtspraak over (het ontbreken van) toepassing, ‘onredelijke bezwarendheid’ of -bij zakelijke transacties- strijd tussen in- en verkoopvoorwaarden is er in overvloed. Enerzijds voordelen benutten en anderzijds de kans op (verlies van) geschillen beperken. Onderstaande leidraad kan daarbij helpen.

De volgende uitgangspunten kunnen bij het formuleren en toepassen van algemene voorwaarden worden gevolgd:

1. Verklaar algemene voorwaarden van toepassing in de tekst van de overeenkomst of offerte, niet op een factuur of in de algemene voorwaarden;

2. Overhandig of verstuur algemene voorwaarden vóór of uiterlijk bij sluiting van de overeenkomst, zodat een contractspartij er tijdig kennis van kan nemen; 

3. Laat een contractspartij verklaren dat hij de algemene voorwaarden heeft gelezen en met toepassing instemt, bijvoorbeeld door het vermelden van een bevestiging in de overeenkomst of -voor internettransacties- een af te vinken lees-/akkoordverklaring op uw website; 

4. Plaats algemene voorwaarden op uw website in een te downloaden bestandsformaat (zoals Pdf; dus geen hyperlink of platte tekst), zodat een contractspartij de versie die op dat moment voor een overeenkomst is gebruikt, zelf kan opslaan;

5. Deponeer algemene voorwaarden bij een kamer van koophandel of rechtbank en vermeld de vindplaats op uw website en in andere communicatie-uitingen; 

6. Maak zo nodig onderscheid in algemene voorwaarden voor zakelijke contractspartijen en consumenten, in verband met verschil in wet- en regelgeving; 

7. Houd rekening met eventuele verplicht gestelde algemene voorwaarden of voorschriften van een branche- of beroepsorganisatie; 

8. Kopieer niet klakkeloos algemene voorwaarden van een collega-ondernemer of vanuit een model. Algemene voorwaarden moeten passen bij de eigen bedrijfsvoering. Aan gebruik gaat maatwerk vooraf; 

9. Neem geen bedingen over kernprestaties in de algemene voorwaarden op. Algemene voorwaarden zijn standaardclausules voor herhaaldelijke toepassing op afzonderlijke overeenkomsten. Kernbedingen horen in de overeenkomst zelf thuis; 

10. Vermeld de mogelijkheid tot het wijzigen van algemene voorwaarden tijdens de looptijd van een overeenkomst in de algemene voorwaarden. Stuur herziene voorwaarden aan de afnemer toe. Bij nadelige wijzigingen kan een consument de nieuwe algemene voorwaarden in beginsel afwijzen of de overeenkomst ontbinden; 

11. Zorg voor vertaling van algemene voorwaarden bij het aanbieden van producten en/of diensten (via websites) over de grens, bij voorkeur in de taal van het betreffende land; 

12. Formuleer algemene voorwaarden niet te streng, onduidelijk en/of onbegrijpelijk, omdat:

• onredelijk bezwarende clausules ongeldig kunnen worden verklaard; 
• bij twijfel over de betekenis van een beding bij consumententransacties, de voor de consument gunstigste uitleg voorrang krijgt; 
• bij misleiding sprake kan zijn van overtreding van de Wet oneerlijke handelspraktijken. In dat geval kan de Autoriteit Consument & Markt (ACM) (boete)sancties opleggen; 

13. Neem -indien van toepassing- de volgende veelvuldig gebruikte onderwerpen in algemene voorwaarden op: wijzigingen/annuleringen van opdrachten en prijs, facturatie, betaling, levercondities, meerwerk, eigendomsvoorbehoud, geheimhouding, IE-rechten, privacy, duur en beëindiging, garantie, overmacht, beperking/uitsluiting van aansprakelijkheid, klachtenregeling, bevoegde rechter (alternatief: geschillencommissie of raad van arbitrage) bij geschillen en toepasselijk recht; 

14. Spreek met een zakelijke contractspartij met eigen inkoop- of verkoopvoorwaarden af welke voorwaarden op de overeenkomst worden toegepast (die van u of van hem), of verwerp zijn algemene voorwaarden uitdrukkelijk en verklaar de eigen voorwaarden van toepassing; 

15. Laat algemene voorwaarden opstellen en periodiek beoordelen door een ter zake kundig jurist, in verband met (eventuele wijzigingen in) toepasselijke wet- en regelgeving. Ook kan een jurist adviseren over de mogelijkheid van contractuele uitsluiting van wet- en regelgeving. 

Disclaimer 

Dit artikel geeft algemene voorlichting en dient niet als (vervanging voor) advies. Het gebruik van de inhoud is voor eigen rekening en risico. Consulteer voor concreet advies een ter zake kundig advocaat/jurist.