Privacy statement

KBS Advocaten N.V.  (hierna: ‘KBS’), gevestigd te Utrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30265244, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe KBS met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie KBS persoonsgegevens verwerkt:
a. (potentiële) cliënten;
b. bezoekers aan het kantoorgebouw van KBS;
c. bezoekers van de website www.kbsadvocaten.nl;
d. ontvangers van nieuwsbrieven van KBS;
e. deelnemers aan bijeenkomsten van KBS;
f. sollicitanten;
g. alle overige personen van wie KBS persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van medewerkers en student-stagiaires.

2. Verwerking van persoonsgegevens

KBS verwerkt persoonsgegevens die:
a. (de gemachtigde van een) betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, schriftelijk of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
b. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt;
c. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van KBS of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
d. door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorpand van KBS zijn vastgelegd. De buitenzijde van het kantoor, bij de lift en in het trappenhuis worden camerabeelden gemaakt;
e. KBS heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens. De website van KBS bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. KBS is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is KBS verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar het privacystatement van deze platformen.

3. Doeleinden verwerking

KBS verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
b. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
c. het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
d. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
e. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
f. het verbeteren van de kantoorwebsite www.kbsadvocaten.nl;
g. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
h. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

4. Rechtsgrond

KBS verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
a. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
b. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten;
c. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft die advocaten verplicht bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
d. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

5. Verwerkers

KBS kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van KBS persoonsgegevens verwerken. KBS sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt.

6. Persoonsgegevens delen met derden

KBS deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het onder meer nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een advies of een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie, een deskundige of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. KBS deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijeenkomsten samen met een andere organisatie worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.

7. Doorgifte buiten de EER

KBS geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt KBS er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

8. Bewaren van gegevens

KBS bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. KBS hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. zaakdossier: 7 jaar na afronding van de zaak;
b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
c. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;
d. bezoekers van de website www.kbsadvocaten.nl en ontvangers van nieuwsbrieven van KBS: 2 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt of een verzoek tot verwijderen van de persoonsgegevens wordt ingediend, in welk geval binnen de wettelijke termijnen tot vernietiging zal worden overgegaan;

9. Wijzigingen privacystatement

KBS kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van KBS gepubliceerd. Het is verstandig het privacystatement van KBS regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

10. Verzoeken, vragen en klachten

Een betrokkene kan KBS verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Verzoeken kunnen door een betrokkene worden ingediend door een e-mailbericht te sturen naar kbs@kbsadvocaten.nl en zullen in beginsel binnen een maand na ontvangst worden beoordeeld. Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop KBS persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met KBS door een e-mailbericht te sturen naar kbs@kbsadvocaten.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).