
Werkgever is aanzegvergoeding verschuldigd na aanzegging via AFAS
Een medewerker die vanaf 1 september 2023 voor bepaalde tijd (één jaar) in dienst trad als senior juridisch adviseur vernam dat de arbeidsovereenkomst niet werd voortgezet na dat jaar. De arbeidsovereenkomst eindigde van rechtswege.
De organisatie maakt gebruik van software van AFAS, een systeem dat veel in de zorg wordt gebruikt. AFAS Insite is een systeem waarin HRM-gerelateerde onderwerpen worden gecommuniceerd met de medewerkers van werkgever. De werkgever had via AFAS Insite digitaal laten weten dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden verlengd. Dit bericht was op 29 juli 2024 aan de medewerker verzonden, tijdig voor de aanzegtermijn van een maand. De medewerker heeft het bericht echter niet gelezen en was dus niet op de hoogte van het verzonden bericht. De medewerker maakte aanspraak gemaakt op betaling van de aanzegvergoeding. Omdat de werkgever de aanzegvergoeding niet betaalde, is hierover geprocedeerd.
Oordeel rechtbank
De rechtbank Midden-Nederland vond dat de aanzegvergoeding door werkgever was verschuldigd.
Niet in geschil was dat de brief aan de schriftelijkheidseis (digitaal) voldeed, zoals in art. 7:668 lid 1 BW is bepaald. Kern van het geschil was of de werkgever voldaan had aan de informatieplicht uit dit artikel omdat vaststond dat de medewerker de via AFAS Insite verzonden brief niet heeft geopend en gelezen. De brief had de medewerker dus niet bereikt, terwijl dat op grond van de ontvangsttheorie van art. 3:37 lid 3 BW vereist is om werking te hebben. De inhoud van de brief heeft ook werking als deze de persoon niet heeft bereikt, als dat het gevolg is van het handelen van de medewerker of het gevolg van een omstandigheid die voor risico komt van de medewerker. De werkgever heeft aangevoerd dat de medewerker erop bedacht had moeten zijn dat die aanzegging werd gedaan via AFAS Insite. Dit zou zo in de arbeidsovereenkomst staan vermeld.
De kantonrechter was het daarmee oneens. In de door de werkgever aangehaalde bepalingen uit de arbeidsovereenkomst las de kantonrechter niet dat de communicatie tussen werkgever en medewerker via AFAS Insite verloopt. Er was bepaald dat er een digitaal dossier wordt aangelegd, waar alle relevante documenten in worden gescand en dat de papieren originelen worden vernietigd. In een andere bepaling waar de werkgever een beroep op deed, stond dat de loonspecificaties elektronisch worden verstrekt.
Dat betekent niet dat in de arbeidsovereenkomst is overeengekomen dat de communicatie via dit digitaal dossier wordt gedaan. Evenmin is komen vast te staan dat er gedurende het jaar vaker berichten via AFAS Insite aan de medewerker zijn gecommuniceerd. Op basis daarvan had de medewerker dit ook niet hoeven te begrijpen. De medewerker ontving ook geen melding dat er een document voor hem klaar stond in AFAS Insite.
Er waren volgens de rechter geen omstandigheden op grond waarvan het niet ontvangen van de aanzegging voor risico moet komen van de medewerker en dus is het voor rekening en risico van de werkgever dat de inhoud van de brief de medewerker niet heeft bereikt. Dat betekent dat de werkgever niet tijdig heeft aangezegd en de aanzegvergoeding aan de medewerker is verschuldigd.
De werkgever wordt veroordeeld tot betaling van deze aanzegvergoeding aan de medewerker van – in dit geval – € 8.116,- bruto
Wat betekent dit voor de praktijk?
Hoewel digitale communicatie en vastlegging in toenemende mate de overhand heeft, is het essentieel om er zeker van te zijn dat belangrijke mededelingen een medewerker bereiken en dat zij daarover goed geïnformeerd zijn. Dat is niet alleen het geval bij een aanzegging met rechtsgevolg, maar denk daarbij ook aan ontslag op staande voet of een aanzegging van boventalligheid.