Een vergoeding voor kosten bij thuiswerken? Het kan vanaf 1 januari 2022!
Thuiswerken is sinds de coronacrisis het ‘nieuwe normaal’. Veel werkgevers en werknemers hebben de behoefte afspraken te maken om ook na de crisis (deels) thuis te blijven werken. Waar het thuiswerken voordelen heeft, bestaan er ook nadelen. Thuiswerken zorgt bijvoorbeeld voor extra kosten voor de werknemer. Denk aan kosten voor water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
De werkgever heeft een zorgplicht ten opzichte van diens werknemers, ook ten aanzien van de thuiswerkplek. Veel werkgevers hebben aangegeven bereid te zijn een vergoeding te willen betalen voor deze extra kosten. Deze kosten kunnen tot op heden echter niet onbelast worden vergoed. Om werkgevers de mogelijkheid te bieden aan werknemers een vergoeding te betalen voor de kosten voor het thuiswerken introduceert het kabinet per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,- per dag.
Wat houdt de thuiswerkvergoeding in?
De werkgever kan per 1 januari 2022 per thuiswerkdag de werknemer een onbelaste vergoeding verstrekken van maximaal € 2,- per dag De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen voor deze thuiswerkvergoeding. Ook blijft de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer. De werkgever kan per dag óf de thuiswerkvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven. Het is dus niet mogelijk om op eenzelfde dag én een reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding te ontvangen.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Werkgever en werknemer kunnen samen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. De werkgever kan op basis daarvan een vaste vergoeding toekennen. De werkgever hoeft zo niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. Als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, hoeft de vaste vergoeding niet direct te worden aangepast. Aanpassing van het bedrag is enkel nodig als de werknemer structureel meer thuiswerkt of juist meer naar kantoor gaat. In het geval de werknemer (structrueel) de helft van de dag thuiswerkt en de andere helft van de dag op kantoor, kan de werkgever ervoor kiezen of hij of een reiskostenvergoeding betaalt of de onbelaste thuiswerkvergoeding. Het is niet mogelijk om beide vergoedingen te verstrekken.
Hoe ziet dit er dan concreet uit? Een rekenvoorbeeld: Jan werkt vijf dagen per week, waarvan twee dagen thuis en drie dagen op kantoor. De reisafstand betreft 20 km (enkele reis). Het kabinet gaat ervan uit dat er bij een fulltime dienstverband 214 dagen per jaar wordt gewerkt, na aftrek van vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen. Jan zou in dit voorbeeld recht hebben op de volgende vergoedingen:
- Thuiswerkvergoeding
2/5 x 214 = 86 dagen.
(86 x € 2,- per dag) : 12 = € 14,33
- Reiskostenvergoeding
3/5 x 214 = 128 dagen.
128 x (40 km x € 0,19):12 = € 81,06
Jan ontvangt per maand € 95,39 waarvan € 81,06 aan reiskostenvergoeding en € 14,33 aan thuiswerkvergoeding.
Het voorstel van het kabinet is onderdeel van het Belastingplan 2022. De Eerste Kamer heeft het voorstel 21 december 2021 goedgekeurd. De mogelijkheid tot het verstrekken van een thuiswerkvergoeding gaat vanaf 1 januari 2022 in.
Werkgevers doen er verstandig aan om de keuze voor een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding vast te leggen in een overeenkomst om discussie achteraf te voorkomen.
Voor vragen over de thuiswerkvergoeding kunt u contact opnemen met Debby Kolk, Suzanne Steegmans, Zorana Koria of Lisa van Leeuwen.
