01.09.2018
Inzage en kopie personeelsdossier op basis van AVG
In kort geding heeft een werknemer inzage in en een kopie van zijn personeelsdossier gevorderd. De werknemer baseerde deze vordering op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Terecht is deze vordering toegewezen.
De werknemer baseerde zijn vordering op artikel 15 lid 3 AVG (‘recht van inzage van de betrokkene’). De voorzieningenrechter stond voor de vraag of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage daarin. Meer specifiek diende te worden beoordeeld of een personeelsdossier kwalificeert als ‘een bestand’ in de zin van de AVG.
Materieel toepassingsgebied AVG
De AVG is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen (art. 2 lid 1 AVG).
Om als bestand in de zin van de AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is (art. 4 lid 6 AVG). Zoals blijkt uit de geschiedenis van de totstandkoming van artikel 1 van de aan de AVG voorafgaande Wet Bescherming Persoonsgegevens (Kamerstukken II, 25 892, nr. 3, blz. 53 en 54) is daarvoor een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste “gestructureerd geheel” houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont (vgl. ECLI:NL:RVS:2014:2594).
Personeelsdossier is een bestand, geautomatiseerd of niet
De voorzieningenrechter overweegt dat van een bestand sprake is als het personeelsdossier van de werknemer geautomatiseerd wordt verwerkt, bijvoorbeeld in een online-database of op de computer opgeslagen documenten. Ook voor zover het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt, is de voorzieningenrechter van oordeel dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG waarmee het dus onder het materiële toepassingsgebied van artikel 2 lid 1 AVG valt.
Conclusie
Deze uitspraak bevestigt dat de werknemer bescherming geniet onder de AVG. Op grond van artikel 15 lid 1 AVG heeft de betrokkene het recht om -wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt– inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Op grond van het derde lid van bovengenoemd artikel heeft de betrokkene eveneens recht op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt.
Verrassend is deze uitspraak overigens niet. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat er vanuit dat werknemers op grond van de AVG inzage hebben in hun personeelsdossier en aanspraak maken op een afschrift daarvan.
Aanvulling
In overweging 15 van de AVG is expliciet bepaald dat de bescherming van de AVG technologieneutraal is. Zowel geautomatiseerde als handmatige verwerkingen vallen onder de reikwijdte van de AVG.
Overweging 15 luidt als volgt:
‘Om te voorkomen dat een ernstig risico op omzeiling zou ontstaan, dient de bescherming van natuurlijke personen technologieneutraal te zijn en mag zij niet afhankelijk zijn van de gebruikte technologieën. De bescherming van natuurlijke personen dient te gelden bij zowel geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens als handmatige verwerking daarvan indien de persoonsgegevens zijn opgeslagen of bedoeld zijn om te worden opgeslagen in een bestand. Dossiers of een verzameling dossiers en de omslagen ervan, die niet volgens specifieke criteria zijn gestructureerd, mogen niet onder het toepassingsgebied van deze richtlijn te vallen.’
Uitspraak
Klik hier voor de uitspraak (voorzieningenrechter Rechtbank Midden-Nederland d.d. 25 juli 2018; publicatiedatum 13 augustus 2018; ECLI:NL:RBMNE:2018:3624).
