KBS

29.04.2020

Spoedwet COVID-19: digitale algemene vergaderingen, verlenging termijnen jaarstukken en beperking bewijsvermoeden bestuurdersaansprakelijkheid

Op 24 april is de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: ‘de Spoedwet’) in werking getreden. De Spoedwet voorziet voor rechtspersonen in het volgende:

1. het houden van een digitale algemene (leden- of aandeelhouders)vergadering;
2. verlenging van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening;
3. verlenging van de termijn voor het houden van de jaarvergadering voor NV’s;
4. beperking van het bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid.

Deze onderdelen worden hieronder toegelicht. VvE’s worden buiten beschouwing gelaten.

1. Digitale algemene vergadering

Voorwaarden

Voor het houden van een algemene leden- of aandeelhoudersvergadering uitsluitend langs elektronische weg (audio- of videostreaming) gelden de volgende voorwaarden:

1. de algemene vergadering is langs elektronisch weg voor leden of aandeelhouders te volgen;
2. de leden of aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld;
3. de onder b bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vereniging of vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden of aandeelhouders;
4. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.

Voor de voorwaarden c en d geldt dat afwijking daarvan geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.

Oproeping

Voor NV’s en BV’s geldt dat, als besturen bepalen dat een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg, dit bij de oproeping moet worden vermeld. Indien de oproeping reeds is uitgegaan, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de algemene vergadering, de wijze van vergaderen en de plaats van de vergadering wijzigen.

Verder dient in de oproeping te worden vermeld dat, als het bestuur dat bepaalt, het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend langs elektronische weg (dit kan ook worden vermeld bij de wijziging van de wijze van vergaderen) en dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering langs elektronische weg worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

Deelnemen en stemmen

De Spoedwet schrijft niet voor dat leden en aandeelhouders actief moeten kunnen deelnemen of stemmen. Of de mogelijkheid daartoe wordt gegeven, wordt overgelaten aan de rechtspersoon zelf. Dit is dus anders dan de harde voorwaarde dat leden en aandeelhouders de vergadering in elk geval digitaal moeten kunnen volgen.

Besturen van een NV of BV kunnen bepalen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om, in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, langs elektronische weg aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.

Besturen van verenigingen, NV’s en BV’s kunnen bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Ook kunnen deze besturen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel (of voor NV’s bij brief) worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Voor BV’s is specifiek bepaald dat in dat geval uitsluitend stemmen gelden die niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering zijn uitgebracht.

2. Verlenging termijn opmaken jaarrekening

Voor BV’s en NV’s geldt wettelijk dat de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar moet zijn opgemaakt. De algemene vergadering kan deze termijn verlengen met ten hoogste vijf maanden. In de Spoedwet is geregeld dat het bestuur, in plaats van de algemene vergadering, kan besluiten tot een verlenging met vijf maanden.

Voor verenigingen en coöperaties geldt dat de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur kan worden verlengd met ten hoogste vier maanden. In dat geval heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging.

Voor stichtingen geldt dat het bestuur de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar kan verlengen met ten hoogste vier maanden. In dat geval heeft het volgens de statuten bevoegde orgaan, voor zover dat een ander orgaan dan het bestuur is, geen bevoegdheid tot verlenging.

3. Verlenging termijn jaarvergadering NV

Op grond van de Spoedwet kan het bestuur van een NV de termijn voor het houden van de jaarlijkse algemene vergadering (zes maanden na afloop van het boekjaar of de in de statuten gestelde kortere termijn) verlengen met ten hoogste vier maanden. In de Memorie van Toelichting is vermeld dat op deze wijze de jaarvergadering kan worden uitgesteld tot na 30 juni, mocht dit voor de rechtspersoon en de daarbij betrokkenen beter uitkomen dan het houden van een algemene vergadering op elektronische wijze.

4. Beperking bewijsvermoeden bestuurdersaansprakelijkheid

Als het bestuur van een BV of NV de jaarrekening niet tijdig openbaar maakt, wordt dit bij faillissement beschouwd als kennelijk onbehoorlijk bestuur en wordt dit vermoed een belangrijke oorzaak te zijn van het faillissement. De Spoedwet voorziet er in dat het niet tijdig voldoen aan de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar niet geldt als kennelijk onbehoorlijk bestuur, als dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19. Daarvan kan ook sprake zijn als ten gevolge van het virus de jaarrekening niet kan worden opgesteld of kan worden gecontroleerd door een accountant. Dit zal dan wel door het bestuur moeten worden aangetoond. Het bestuur wordt wel geacht aan de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW te kunnen voldoen, ondanks het COVID-19-virus. Hiervoor blijft het bewijsvermoeden gelden.

Terugwerkende kracht en duur

De Spoedwet heeft voor de hierboven toegelichte onderwerpen terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020 en vervalt, behoudens verlenging, op 1 september 2020. In uitzondering hierop geldt dat de regeling voor BV’s en NV’s met betrekking tot het bewijsvermoeden van bestuurdersaansprakelijkheid (onderdeel 4) geen terugwerkende kracht heeft en op 1 september 2023 vervalt, in verband met de terugkijkperiode van drie jaar voor bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement.